Письмо 49. Проблемы при проведении совещаний
Менеджер не выполняет работу сам. Он помогаем другим сделать работу. Или объяснить, почему и зачем им это нужно сделать (и опять же - не управляет людьми!)
Если нужно донести одну мысль многим людям - можно использовать документ. А можно использовать совещания, встречи. И какие проблемы совещаний могут быть?
- Совещание занимает больше запланированного времени. Вы запланировали встречу на 30 минут, но все пошло не по вашему плану и важные вопросы начали обсуждать ближе к концу запланированного времени.
- Не успевают обсудить все вопросы. Вопросов много хочется решить, чтобы не собирать еще одну встречу.
- На совещании люди уходят в обсуждение низко-приоритетных вопросов. Типичная ситуация, что люди не хотят решать сложные проблемы, а решают те проблемы, которым им максимально понятны и где они могут проявить себя. А это нишевый вопрос.
- Люди по-разному понимают договоренности. Потому что они хотят делать то, что хотят делать. Каждый живет в своем контексте, с которого его выдернули. Этот контекст влияние на понимание текущего вопроса.
- Люди де факто не участвуют в совещании, хотя сидят на нем. Проблема руководитель, которые “решают вопросы”. Приглашают на селекторное совещание всех, кто так или иначе может быть понадобиться. Здесь и сейчас поговорили и решили вопрос. Удобно же. Но редко такое случается, часто люди просто сидят зря.
- Их мнение не учитывается. Совещание может проводиться с целью “легитимизации” уже принятых решений (см. Ложечкин и Бреслав)
- В онлайне не включают камеру. Это выглядит очень грустно, на совещании только иконки. Не встречаешься с людьми на протяжении месяцев, не видишь их, видишь только иконки. Чем больше проблем в совещании, тем больше шансов увидеть иконки вместо лиц.
- Совещания без цели. Когда стоит задача “Проинформировать людей”. Это удобно для организатора - быстро и эффективно. Но неудобно для всех участников. Их вырвали из задачи. При этом, проинформировать можно было бы и с помощью письма, сообщения в чате.
- Отсутствие решений по итогу. Совещания - это дорого. Помимо самого совещания, у вас есть время на подготовку к нему, у других участников - 15 минут до и 30 минут после совещания, чтобы вернуться к выполнению их предыдущих задач. Зачем начинать новую задачу, если сейчас будет встреча? Пойду покурю / чай попью.
- Переговорки в центре здания, без окон - выглядят угнетающе. Хуже, если еще и притока свежего воздуха нет.
Какие еще проблемы вы видите?